أخطاء HRIS التي يجب تجنبها عند تطبيق النظام ..
نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS – Human Resource Information System) هو أداة تقنية تهدف إلى تحويل العمليات الإدارية للموارد البشرية من يدوية إلى رقمية، مما يزيد الكفاءة والدقة في إدارة البيانات. ومع ذلك، فإن تطبيق نظام HRIS قد يواجه تحديات كبيرة و أخطاء HRIS قد تسبب مشاكل كبرى إذا لم يُنفذ بالطريقة الصحيحة.
في هذا المقال، سنستعرض أهم الأخطاء الشائعة التي تقع فيها المؤسسات عند تطبيق نظام HRIS، وكيفية تجنبها لضمان تنفيذ ناجح وفعال. سنعتمد على دراسات حالات وخبرات من شركات رائدة مثل Gartner وDeloitte، بالإضافة إلى تقارير من SHRM (Society for Human Resource Management).
لماذا تحتاج الشركات إلى نظام معلومات الموارد البشرية
من الخرافات الشائعة أن الشركات الكبيرة فقط هي التي تحتاج إلى أدوات موارد بشرية فعّالة. في الواقع، غالبًا ما تكون أنظمة معلومات الموارد البشرية للشركات الصغيرة أكثر تأثيرًا لأن الفرق الصغيرة لديها عدد أقل من الموظفين لإدارة مجموعة واسعة من مهام الموارد البشرية. مع ضيق الوقت، وتقلص الميزانيات، وتزايد متطلبات الامتثال، يحتاج أصحاب الشركات الصغيرة وخبراء الموارد البشرية إلى أنظمة ذكية قادرة على التعامل مع التعقيدات دون إحداث فوضى.
إليك السبب الذي يجعل الشركات الصغيرة تتوقف عن التفكير في نظام معلومات الموارد البشرية باعتباره “أمرًا لطيفًا” وتبدأ في التعامل معه باعتباره أمرًا ضروريًا:
- بيانات الموظفين مركزية : بدلاً من استخدام جداول البيانات والمجلدات والملاحظات اللاصقة، تُنظّم أنظمة معلومات الموارد البشرية جميع سجلات الموظفين ومعلوماتهم وبيانات الموارد البشرية في مكان واحد آمن، مما يُسهّل عمليات الاسترجاع والتحديث والتدقيق بشكل كبير . يُعدّ هذا مفيدًا بشكل خاص عندما يحتاج عدة أشخاص إلى الوصول إلى بيانات الموظفين المُحدّثة.
- عمليات موارد بشرية مُبسّطة : غالبًا ما تفتقر الشركات الصغيرة إلى أقسام مُخصصة لكل وظيفة من وظائف الموارد البشرية. يُساعد نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) على أتمتة مهام الموارد البشرية، مثل الموافقة على الإجازات، ودمج الموظفين الجدد، وإدارة الأداء ، مما يُتيح لفريق الموارد البشرية لديك مساحةً للتركيز على النمو.
- معالجة رواتب فعّالة : تواجه العديد من الشركات الصغيرة صعوبة في معالجة رواتب الموظفين بدقة وفي الوقت المناسب. يُمكّن برنامج الرواتب المناسب أو نظام الرواتب المتكامل ضمن نظام معلومات الموارد البشرية من إدارة الحسابات، والخصومات الضريبية، والرواتب والمزايا بأقل قدر من الأخطاء البشرية.
- تحسين إدارة الامتثال : تخضع الشركات الصغيرة لقوانين العمل تمامًا مثل الشركات الكبيرة. تساعدك أدوات إدارة الامتثال المُدمجة في منصات أنظمة معلومات الموارد البشرية على ضمان الامتثال للوائح المحلية والولائية والفيدرالية، مما يُقلل من المخاطر القانونية والعقوبات.
- مشاركة أفضل للموظفين : تعمل الميزات مثل الخدمة الذاتية للموظفين، وبوابة الخدمة الذاتية للموظفين، وأدوات مشاركة الموظفين على تمكين القوى العاملة لديك وتعزيز رضا الموظفين، مما يؤدي إلى إنشاء ثقافة أقوى للشركة من الأساس.
- إدارة الموارد البشرية والرواتب بطريقة فعالة من حيث التكلفة : بدلاً من الاستعانة بمصادر خارجية لمؤسسة صاحب عمل محترفة، يمنحك برنامج HRIS للشركات الصغيرة التحكم الكامل في الموارد البشرية والرواتب، وأنظمة الرواتب، وإدارة التعويضات – مقابل جزء بسيط من التكلفة.
الوظائف الرئيسية لأنظمة معلومات الموارد البشرية للشركات الصغيرة
لا تعد أنظمة HRIS للشركات الصغيرة مجرد قواعد بيانات فاخرة، بل هي منصات متكاملة مصممة لتبسيط عمليات الموارد البشرية المعقدة، وتقليل المهام الإدارية، والحفاظ على كل شيء من معالجة الرواتب إلى إدارة الامتثال بسلاسة.
تُمكّن هذه الأنظمة متخصصي الموارد البشرية من إدارة العمليات بدقة وسرعة وكفاءة أكبر، دون الحاجة إلى زيادة عدد الموظفين. تجمع هذه الأنظمة وظائف الموارد البشرية الأساسية في واجهة سهلة الاستخدام، مصممة خصيصًا للفرق المرنة والفعّالة.
فيما يلي الوظائف الرئيسية التي يجب على كل شركة صغيرة البحث عنها في نظام معلومات الموارد البشرية:
- إدارة بيانات الموظفين : يُركز نظام معلومات الموارد البشرية الموثوق معلومات الموظفين، بما في ذلك بيانات الاتصال والمسميات الوظيفية والوثائق وسجلات التوظيف. هذا يُقلل من التكرار، ويُبسط عمليات التدقيق، ويُحسّن الشفافية في جميع أنحاء المؤسسة.
- تتبع الحضور والانصراف : بفضل خاصية تتبع الحضور والانصراف المدمجة، يمكن للشركات مراقبة نوبات العمل وساعات العمل وأرصدة الإجازات بأقل جهد. هذا يضمن دقة كشوف الرواتب ويجنب مشاكل مثل تفويت ساعات العمل الإضافية.
- إدارة الرواتب ومعالجتها : يُبسّط نظام معلومات الموارد البشرية الفعّال معالجة الرواتب وإدارتها من خلال أتمتة الحسابات والخصومات والإقرارات الضريبية. هذا يُقلّل الأخطاء اليدوية ويضمن دفع رواتب الموظفين بدقة وفي الوقت المحدد.
- إدارة المزايا : تُصبح إدارة مزايا الموظفين ، من التأمين الصحي إلى حسابات التوفير الصحي، أسهل عندما تُدار جميع مهام إدارة المزايا ضمن نظام معلومات الموارد البشرية. كما يدعم النظام إدارة المزايا ويساعد في تتبع التسجيل والأهلية والتجديدات.
- إدارة الأداء : توفر أنظمة معلومات الموارد البشرية أدواتٍ مُهيكلة لمراجعة الأداء، وتحديد الأهداف، والتحسين المستمر. يُساعد هذا على تعزيز تخطيط القوى العاملة، ويُوائِم جهود إدارة المواهب مع أهداف العمل الأوسع .
- إدارة الامتثال : تضمن إدارة الامتثال المدمجة للشركات الصغيرة التزامها بقوانين العمل، ومتابعة الشهادات، وإدارة الوثائق. هذا يُقلل من المخاطر القانونية، ويدعم أهداف إدارة الموارد البشرية على المدى الطويل.
- الخدمة الذاتية للموظفين : من خلال واجهة سهلة الاستخدام، يمكن للموظفين الوصول إلى كشوف المرتبات وتحديث السجلات وطلب إجازة عبر بوابة الخدمة الذاتية للموظفين، مما يقلل العبء على فريق الموارد البشرية ويحسن مشاركة الموظفين .
أخطاء يجب تجنبها عند تطبيق نظام HRIS
1. عدم تحديد الاحتياجات بوضوح قبل الاختيار
الخطأ:
كثير من المؤسسات تشتري نظام HRIS بناءً على مواصفات عامة دون تحليل دقيق لاحتياجاتها الفعلية، مما يؤدي إلى اختيار نظام غير مناسب.
كيفية تجنبه:
-
إجراء تحليل مفصل للعمليات الحالية وتحديد المشكلات التي يجب حلها.
-
وضع قائمة بالوظائف الأساسية المطلوبة (مثل إدارة الرواتب، التوظيف، تقييم الأداء).
-
استشارة المستخدمين النهائيين (موظفي HR والموظفين العاديين) لمعرفة توقعاتهم.
مصدر موثوق:
وفقًا لتقرير Gartner (2023)، فإن 58% من فشل مشاريع HRIS يرجع إلى سوء اختيار النظام بسبب عدم توافقها مع متطلبات العمل.
2. إهمال تدريب الموظفين على النظام
الخطأ:
بعض الشركات تعتمد على أن النظام سهل الاستخدام ولا تستثمر في تدريب كافٍ، مما يؤدي إلى مقاومة التغيير وضعف الاستفادة من النظام.
كيفية تجنبه:
-
توفير تدريب مكثف لجميع المستخدمين (موظفي HR، المديرين، الموظفين).
-
إنشاء دليل إرشادي أو فيديوهات تعليمية.
-
تعيين فريق دعم داخلي للإجابة على الاستفسارات.
مصدر موثوق:
تشير Deloitte (2022) إلى أن الشركات التي توفر تدريبًا جيدًا على HRIS تزيد نسبة تبني النظام بنسبة 40%.
3. عدم دمج النظام مع أنظمة أخرى
الخطأ:
اختيار نظام HRIS يعمل بمعزل عن أنظمة أخرى مثل المحاسبة (ERP) أو إدارة المشاريع، مما يخلق صعوبات في تدفق البيانات.
كيفية تجنبه:
-
التأكد من أن النظام يدعم التكامل مع أنظمة الشركة الحالية.
-
استخدام واجهات برمجة التطبيقات (APIs) لربط البيانات تلقائيًا.
-
استشارة خبراء تكنولوجيا المعلومات قبل الشراء.
مصدر موثوق:
وجدت SHRM (2023) أن 70% من الشركات التي فشلت في دمج HRIS مع أنظمتها الأخرى عانت من تكرار المهام وفقدان البيانات.
4. تجاهل أمن البيانات والامتثال القانوني
الخطأ:
بعض المؤسسات لا تولي أهمية كافية لحماية بيانات الموظفين، مما يعرضها لانتهاكات الخصوصية أو مخاطر قانونية.
كيفية تجنبه:
-
اختيار نظام يتوافق مع معايير الأمان مثل GDPR أو ISO 27001.
-
تشفير البيانات الحساسة (مثل الرواتب، المعلومات الشخصية).
-
تحديث النظام بانتظام لسد الثغرات الأمنية.
مصدر موثوق:
كشف تقرير IBM Security (2023) أن 43% من انتهاكات البيانات في HRIS تحدث بسبب إهمال إعدادات الأمان الأساسية.
5. عدم وجود خطة واضحة للترحيل والتنفيذ
الخطأ:
البدء في استخدام النظام دون خطة تدريجية، مما يؤدي إلى فوضى في البيانات وتعطيل العمليات.
كيفية تجنبه:
-
تنفيذ النظام على مراحل (بدءًا بوحدة واحدة مثل الرواتب).
-
تنظيف البيانات القديمة قبل نقلها لتجنب الأخطاء.
-
إجراء اختبارات مكثفة (Pilot Testing) قبل التشغيل الكامل.
مصدر موثوق:
وفقًا لـ PwC (2022)، فإن الشركات التي تتبع خطة ترحيل منظمة تقلل من فترات التوقف بنسبة 60%.
6. تجاهل تجربة المستخدم (UX)
الخطأ:
اختيار نظام معقد يصعب على الموظفين استخدامه، مما يقلل من معدل التبني.
كيفية تجنبه:
-
اختيار نظام بواجهة سهلة وتجربة مستخدم بسيطة.
-
إجراء استطلاعات رأي للموظفين قبل الاختيار.
-
تفضيل الأنظمة التي توفر تطبيقات جوالة لسهولة الوصول.
مصدر موثوق:
أظهرت دراسة لـ Forrester (2023) أن 85% من الموظفين يفضلون أنظمة HRIS سهلة الاستخدام على تلك ذات الميزات المعقدة.
7. عدم قياس العائد على الاستثمار (ROI)
الخطأ:
عدم متابعة تأثير النظام على كفاءة العمليات بعد التنفيذ، مما يجعل من الصعب تقييم نجاحه.
كيفية تجنبه:
-
تحديد مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) مثل:
-
وقت معالجة الرواتب.
-
تقليل الأخطاء اليدوية.
-
رضا الموظفين.
-
-
إعداد تقارير دورية لمقارنة الأداء قبل وبعد النظام.
مصدر موثوق:
ذكرت McKinsey (2023) أن الشركات التي تقيس ROI من HRIS تحقق تحسينات في الإنتاجية بنسبة 30% في المتوسط.
خاتمة
الحقيقة هي أن إدارة الموارد البشرية دون هيكلية ستُلحق بك الضرر في نهاية المطاف. تتوقف الملاحظات اللاصقة عن الالتصاق، وتصبح جداول البيانات غير قابلة للإدارة، ويقضي فريق الموارد البشرية لديك – مهما كان صغيرًا – وقتًا أطول في الحصول على الموافقات بدلًا من إحداث تأثير حقيقي.
تطبيق نظام HRIS يمكن أن يكون تحولًا إيجابيًا في إدارة الموارد البشرية إذا تم تجنب أخطاء HRIS الشائعة. من خلال التحليل الدقيق للاحتياجات، التدريب الجيد، التكامل السلس، والأمان القوي، يمكن للمؤسسات تحقيق أقصى استفادة من النظام.
الاستثمار في HRIS ليس مجرد شراء برنامج، بل هو تحول استراتيجي يتطلب تخطيطًا دقيقًا وتنفيذًا منظمًا لضمان النجاح.
المراجع
