أهمية أنظمة إدارة المشاريع وتأثيرها المحتمل على جوانب مختلفة من العمليات التجارية. كما تؤكد أن استخدام هذه الأنظمة بشكل فعال يمكن أن يحسن من تدفقات التواصل، ويعزز الإنتاجية، ويؤثر إيجاباً على معنويات الموظفين.
ثم تشرح المقدمة الموضوعات الرئيسية التي سيتم تناولها في المناقشة اللاحقة. أولاً، تعد بتعريف نظام إدارة المشاريع، وتوضيح الغرض منه ووظائفه.
بعد ذلك، تذكر مناقشة معايير لمساعدة القراء في اختيار النظام الأنسب لاحتياجات أعمالهم المحددة. أخيرا، تشير إلى أن المقالة ستخوض في مزايا وعيوب خيارات برامج إدارة المشاريع الشهيرة، حيث تقدم للقراء رؤى قيمة لإفادة عملية صنع القرار الخاصة بهم.
ما هو نظام إدارة المشاريع؟
نظام إدارة المشاريع (PM) هو أداة مدعومة بالتكنولوجيا تساعد على تحسين وتنظيم العمليات التجارية.
يمكن لأداة إدارة المشاريع أن تركز على مجال واحد من مجالات العمل، مثل التسويق، أو تمتد إلى جميع المجالات، بدءًا من الإنتاج والمخزون والعمليات وصولاً إلى تكنولوجيا المعلومات وما إلى ذلك. يمكنك تصوره كمركز يتم فيه تسجيل مهام الفريق والوصول إليها وقياسها.
ما هي استخدامات أنظمة إدارة المشاريع؟
هناك استخدامات متعددة لأنظمة إدارة المشاريع. تتضمن بعض الاستخدامات الأكثر شيوعًا ما يلي:
إدارة المهام
تتفوق أنظمة إدارة المشاريع في تنظيم وتتبع المهام المخصصة لأعضاء الفريق. وهذا يضمن أن يكون الجميع على اطلاع على مسؤوليات المشروع والمواعيد النهائية.
إدارة سير العمل والأتمتة
تقدم هذه الأنظمة أدوات لإنشاء وتحديث سير العمل، وأتمتة المهام المتكررة، وتحسين الكفاءة عبر دورة حياة المشروع.
جدولة المشروع
توفر أنظمة إدارة المشاريع ميزات لإنشاء جداول زمنية مفصلة، وتخصيص الموارد، ومراقبة التقدم لضمان إكمال المهام والمشاريع في الوقت المحدد.
تخطيط المشروع
من تحديد أهداف المشروع وغاياته إلى إنشاء جداول زمنية وتحديد مراحل مهمة، تسهل أنظمة إدارة المشاريع تخطيط المشروع الشامل.
التعاون بين الفريق
تعزز أنظمة إدارة المشاريع التعاون من خلال توفير منصات للاتصال ومشاركة التحديثات ومناقشة الأمور المتعلقة بالمشروع في الوقت الفعلي.
مشاركة الملفات
تقدم هذه الأنظمة مستودعات مركزية لتخزين ومشاركة ملفات المشروع والمستندات والموارد، مما يضمن سهولة الوصول والتحكم في الإصدارات لأعضاء الفريق.
يمكن أن تكون أنظمة إدارة المشاريع بسيطة أو معقدة، وبالتالي فهذه ليست قائمة شاملة بما يمكنها القيام به. نظرًا لأنها مصممة لتكون موقعًا مركزيًا للتعاون ومناقشة المشروع، فقد يبدو إعداد إدارة المشروع في مؤسسة مختلفة تمامًا عن مؤسسة أخرى.
الموقف
يتم إطلاق منتج جديد ، ويتطلب جهودًا منسقة عبر أقسام مختلفة مثل الإنتاج والمحاسبة والعمليات والتصميم والتطوير والتسويق. يمتلك كل قسم مهام محددة ضرورية للتنفيذ الناجح ، مثل تحديث الموقع الإلكتروني وتنفيذ وظائف التجارة الإلكترونية. ومع ذلك ، فإن هذه المهام مترابطة وتعتمد على تقدم بعضها البعض.
دور نظام إدارة المشاريع
لإدارة تعقيد المشروع ، تستخدم الأقسام برنامج إدارة المشاريع. داخل هذا النظام ، يقوم كل قسم بإنشاء لوحات لتنظيم المهام ذات الصلة بجزءه من المشروع. تسهل هذه اللوحات التواصل والتنسيق بين الأقسام ، مما يتيح للفرق مزامنة المهام وتقديم الطلبات إلى أقسام أخرى بسلاسة. على سبيل المثال ، يمكن لفريق التسويق طلب مكونات موقع الويب من فريقي التصميم والتطوير مباشرة من خلال البرنامج.
يمكن لأفراد الفريق الفرديين تخصيص وجهات نظرهم داخل لوحات المشروع لتتبع تقدم المهام التي يشاركوا فيها. علاوة على ذلك ، يمكن للمديرين إنشاء وجهات نظر متخصصة لأغراض التقرير والإشراف ، مما يضمن إدارة سير العمل بكفاءة.
بالإضافة إلى ذلك ، تقدم حلول إدارة المشاريع غالبًا ميزات لوحة بيانات المشروع. يمكن للمديرين الاستفادة من هذه الميزات لإنشاء تمثيلات مرئية لتقدم المشروع باستخدام حقول المهام وعروض التقارير. وهذا يسمح بتقييمات سريعة لحالة المشروع ويمكّن من الإدارة الاستباقية للمهام التي قد تتأخر.
نظام إدارة المشروع في الشركات
يمكن لكل من أقسام التطوير والتسويق والمحاسبة والأقسام الأخرى إنشاء لوحات داخل برنامج إدارة المشروع لأجزاء المشروع الخاصة بهم.
تستخدم الإدارات برامج إدارة المشاريع
يمكن لإدارات التطوير والتسويق والمحاسبة وغيرها استخدام برامج إدارة المشاريع لتنظيم المهام الخاصة بها ضمن إطار المشروع الأوسع.
يمكنهم إدخال المهام في تلك اللوحات وحتى توصيل اللوحات لمزامنة المهام ذات الصلة عبر الأقسام أو وضع الطلبات أمام الأشخاص المناسبين - لنفترض أن التسويق يحتاج إلى فرق التصميم والتطوير لإنشاء مكون موقع ويب لإطلاق المنتج.
تنسيق المهام بين الإدارات
يتم إدخال المهام في لوحات خاصة بالأقسام داخل البرنامج، مما يسهل التنسيق بين الإدارات. على سبيل المثال، إذا كان التسويق يتطلب تعاونًا من التصميم والتطوير لأحد مكونات موقع الويب، فيمكنهم توصيل اللوحات لتبسيط عملية تخصيص المهام.
ولمساعدتهم على تتبع سير العمل بشكل أفضل مع انتقال المهام من شخص لآخر، يمكن لأعضاء الفريق الفرديين من كل قسم إنشاء طرق عرض مخصصة ومفلترة داخل لوحات المشروع.
تتبع سير العمل المحسن
يمكن لأعضاء الفريق داخل كل قسم إنشاء طرق عرض مخصصة داخل لوحات المشروع، مما يمكنهم من تتبع المهام بكفاءة أثناء تقدمها من خلال أعضاء الفريق المختلفين.
ويمكن للمديرين إنشاء طرق عرض مماثلة لإعداد التقارير أو الإشراف الأكثر استهدافًا.
الرقابة الإدارية
يتمتع المديرون بالقدرة على إنشاء طرق عرض مخصصة لأغراض إعداد التقارير أو للإشراف على جوانب محددة من المشروع عن كثب.
تحتوي العديد من حلول إدارة المشاريع أيضًا على خيارات لوحة بيانات البيانات، بحيث يمكن للمديرين استخدام حقول المهام وطرق عرض التقارير لإنشاء مخططات وأشرطة تقدم وعناصر مرئية أخرى لإلقاء نظرة سريعة على تقدم المشروع والتحقق من المهام التي تأخرت .
ميزات لوحة البيانات
غالبًا ما توفر حلول إدارة المشاريع خيارات لوحة بيانات البيانات، مما يسمح للمديرين بتصور تقدم المشروع من خلال المخططات وأشرطة التقدم والعناصر الأخرى، مما يوفر رؤى سريعة حول حالة المهمة وتحديد أي مهام متأخرة.
تحديد النظام المناسب لإدارة المشاريع
 |
| نظام إدارة المشاريع |
قبل تقييم الحلول المحتملة، يُنصح بتخطيط برامجك وأهدافك وتكويناتك المميزة. توفر هذه الخطوة إلى الوراء الوضوح، مما يساعد في تحديد الاحتياجات الحقيقية قبل الخوض في مجال برامج إدارة المشاريع.
فيما يلي سلسلة من الاستفسارات الأولية لتحديد أولوياتك:
- مجالات الأعمال الرئيسية: أي قطاعات في عملي تتطلب إدارة المشاريع بشكل أكبر؟
- عوامل القياس للمتابعة: ما هي المقاييس الأساسية للمراقبة أو التسجيل؟
- هيكل المشروع: كيف يجب تنظيم مشاريعنا أو مهامنا؟
- العمليات المتكررة: هل مشاريعنا أو مهامنا ذات طبيعة تكرارية؟
- قدرة الفريق على التكيف: إلى أي مدى يتقبل فريقي التكنولوجيا الجديدة والتغييرات؟
- متطلبات التدريب: ما هي جهود التدريب اللازمة لاعتماد أداة إدارة المشاريع؟
- احتياجات التكامل: أي أدوات تقنية أخرى يجب دمجها؟
- متطلبات التقرير: ما هي أدوات التقرير الضرورية لعملي؟
من خلال معالجة هذه الأسئلة الأساسية، يمكنك اكتساب رؤية ثاقبة على أولوياتك، مما يسهل اختيار نظام إدارة مشاريع يتوافق بشكل أفضل مع احتياجات عملك. بالإضافة إلى ذلك، فإن إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين في عملية صنع القرار هذه يضمن التوافق مع الأهداف التنظيمية ويعزز القبول بالنظام المختار.
مقارنة 4 أفضل أنظمة إدارة المشاريع
تقترح أنه يتم بناء نظام إدارة مشاريع مستدام بناءً على فهم واضح لما هو مطلوب وما هي الأهداف التي يجب تحقيقها. قبل اختيار البرنامج لدعم النظام ، من الضروري أن يكون لديك فهم قوي للوظائف والميزات الضرورية. الأدوات المدرجة متعددة الاستخدامات ومتوافقة مع أنظمة إدارة المشاريع المختلفة المستخدمة في مختلف الصناعات.
Monday.com
Monday.com هو تطبيق إدارة مشاريع يُستخدم على نطاق واسع، والمعروف بأسعاره المعقولة ومجموعة الميزات الواسعة التي يقدمها. يوفر للمستخدمين العديد من المزايا، بما في ذلك التكامل السلس مع الأدوات التكنولوجية الأخرى، وواجهة سهلة الاستخدام، وإمكانات الأتمتة. تسلط الشركة الضوء على العديد من الفوائد الرئيسية
- عروض لوحات Agile: يمكن للمستخدمين بسهولة تصور وإدارة مشاريعهم من خلال عروض لوحات Agile، مما يعزز المرونة وقابلية التكيف في إدارة المشاريع.
- تخصيص كامل: يسمح لك Monday.com بتخصيص النظام الأساسي وفقًا لاحتياجاتك المحددة، مما يضمن مواءمة سير العمل مع متطلباتك وتفضيلاتك الفريدة.
- أنواع أعمدة متنوعة: مع توفر أكثر من 30 نوعًا من الأعمدة، يتمتع المستخدمون بالمرونة في تنظيم البيانات وعرضها بالطريقة التي تناسب مشاريعهم وسير العمل على أفضل وجه.
- قوالب شاملة: تتيح المنصة مكتبة تضم أكثر من 200 قالب، مما يوفر للمستخدمين هياكل وتخطيطات مصممة مسبقًا لبدء مشاريعهم بكفاءة.
- تكامل سلس: يمكن للمستخدمين دمج Monday.com مع أكثر من 40 أداة وتطبيق آخر، مما يتيح اتصالًا سلسًا وإدارة سير العمل عبر منصات مختلفة.
- دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع: يضمن Monday.com المساعدة على مدار الساعة لمستخدميه، ويقدم دعمًا موثوقًا به لمعالجة أي استفسارات أو مشكلات قد يواجهونها أثناء مساعي إدارة مشاريعهم.
اقرا المزيد: تكامل HubSpot على monday.com لتبسيط جهود المبيعات والتسويق الخاصة بك
Trello
تبرز Trello كأداة إدارة مشاريع عالية القيمة ، حيث تحظى بإشادة كبيرة بسبب واجهتها الجذابة والمبسطة وتجربة المستخدم (UX) العصرية. تلبي احتياجات المؤسسات التي تستخدم منهجية Agile بشكل خاص في إدارة المشاريع ، مما يجعلها الخيار المفضل بين المستخدمين. أهم الميزات التي تميز Trello هي:
- إنشاء مهام غير محدود: يمكن للمستخدمين إنشاء مهام بدون قيود ، مما يسهل تخطيط المشروع وتنفيذه بشكل شامل.
- ميزات التعاون والاتصال: يوفر Trello أدوات قوية للتعاون والاتصال بين الفريق ، مما يعزز التفاعل السلس بين أصحاب المصلحة في المشروع.
- ترتيب المهام حسب الأولوية: يمكن للمستخدمين ترتيب المهام داخل Trello ، مما يضمن حصول الأنشطة الأكثر أهمية على الاهتمام والموارد المناسبة.
- سهولة مشاركة الملفات والصور: يعمل Trello على تبسيط مشاركة الملفات والصور ، مما يتيح للمستخدمين تبادل المستندات والمرئيات ذات الصلة دون عناء.
- عرض كانبان بديهي: تتبنى Trello عرضًا على غرار كانبان ، مما يسمح للمستخدمين بتصور سير العمل وتعقب التقدم بشكل حدسي ، وبالتالي تعزيز الإنتاجية والكفاءة.
Asana
Asana هي منصة مصممة لتقديم وظائف للمستخدمين مثل تخزين الملفات والتعاون وتعقب خطط المشروع ، مما يزيل الحاجة إلى عميل بريد إلكتروني. تشمل ميزاتها الرئيسية:
- خيار مجاني لما يصل إلى 15 عضو: توفر أسانا خيارًا مجانيًا يدعم ما يصل إلى 15 عضوًا من مؤسستك ، مما يجعلها مناسبة للفرق الصغيرة أو المشاريع.
- سهولة تتبع تقدم الإنجازات والأهداف: يمكن للمستخدمين مراقبة تقدم الإنجازات والأهداف بسهولة داخل مشاريعهم ، مما يسهل إدارة المشروع بكفاءة.
- نظرة سريعة على لوحات معلومات المشروع: توفر أسانا لوحات معلومات للمشروع تتيح للمستخدمين نظرة عامة عالية المستوى على مشاريعهم ، مما يتيح لهم البقاء على اطلاع على حالة المشروع في لمحة.
- المزامنة مع الجداول الزمنية وخرائط الطريق عبر الوظائف المختلفة: تسمح المنصة بالمزامنة مع الجداول الزمنية وخرائط الطريق عبر الوظائف المختلفة ، مما يضمن التوافق والتنسيق بين الفرق والأقسام المختلفة.
- تصميم ملون برمز UX سهل التعلم: تتميز أسانا بتصميم ملون وواجهة سهلة الاستخدام ، مما يجعلها سهلة الحدس والتنقل للمستخدمين ، حتى بالنسبة للمستخدمين الجدد على المنصة.
Basecamp
يُنظر إلى Basecamp على نطاق واسع على أنه حل فعال لإدارة المشاريع، نظرًا لمجموعة متنوعة من الميزات التي تذكرنا بمنصات الوسائط الاجتماعية. تتميز لوحة التحكم الخاصة بها، التي تشبه تخطيط Instagram، بالعديد من الوظائف القيمة:
فيما يلي مراجعة Basecamp لأهم ميزاته:
- التعاون القائم على التطبيقات: يسهل Basecamp التعاون بين أعضاء الفريق من خلال واجهته سهلة الاستخدام، مما يسمح بالتواصل السلس وإدارة المهام.
- إشعارات سطح المكتب: يتلقى المستخدمون إشعارات في الوقت الفعلي على أجهزة سطح المكتب الخاصة بهم، مما يضمن استجابات سريعة للتحديثات والتغييرات داخل المشاريع.
- تتبع أداء المشروع: يوفر Basecamp أدوات لمراقبة تقدم المشروع، وتمكين الفرق من تقييم مقاييس الأداء واتخاذ قرارات مستنيرة.
- لوحات الرسائل: تتضمن المنصة لوحات رسائل للمناقشات والإعلانات، مما يعزز التواصل والشفافية داخل الفرق.
- وظائف التعاون داخل التطبيق: يوفر Basecamp العديد من أدوات التعاون داخل التطبيق، مثل مشاركة المستندات وتعيين المهام، وتبسيط عمليات سير العمل.
- عرض تقديمي منفصل للعملاء: يوفر Basecamp واجهة عرض تقديمي منفصلة للعملاء، مما يسمح بالاتصال الواضح والمهني لتحديثات المشروع وتسليمه.
الخلاصة عن نظام إدارة المشاريع
يُعد نظام إدارة المشاريع أداة استراتيجية لا غنى عنها في بيئة الأعمال الحديثة، حيث يساهم في تحقيق الأهداف بكفاءة، والتعامل مع التغيرات والمخاطر بمرونة. من خلال استخدام الأدوات والمنهجيات المناسبة، يمكن للمؤسسات تحويل الأفكار إلى نتائج واقعية تساهم في النجاح والاستدامة.
