ما هو نظام إدارة الموارد البشرية؟ دليل شامل للمبتدئين
HRMS هو اختصار لنظام إدارة الموارد البشرية، ويشار إليه غالبًا ببرنامج إدارة رأس المال البشري (HCM). تستخدم الشركات نظام إدارة الموارد البشرية لرقمنة عمليات الموارد البشرية الأساسية وأتمتتها وتركيزها، مثل تخزين بيانات الموظفين، وإدارة المزايا، وتسجيل. الحضور والانصراف، وكشوف الرواتب.
بالإضافة إلى ذلك، يوفر نظام إدارة الموارد البشرية إمكانيات إدارة المواهب، مثل التوظيف، والتأهيل، وإدارة الأداء، وتخطيط الأهداف، والتعلم والتدريب، والتعويضات، وتخطيط التعاقب الوظيفي.
يسهم نظام إدارة الموارد البشرية الحديث في استبدال جداول البيانات والعمليات الورقية التقليدية المُرهقة، من خلال أتمتة العمليات اليدوية المُتكررة والمستهلكة للوقت. ويُتيح هذا لأعضاء فريق الموارد البشرية تقليل الأخطاء البشرية والتركيز على العمل ذي القيمة الأعلى، والذي بدوره يُحقق عائدًا أكبر.
المكونات الأساسية لنظام إدارة الموارد البشرية
- التوظيف (Recruitment & ATS): إدارة سير ذاتية، فرز المتقدمين، جدولة المقابلات، وإصدار عروض العمل.
- الانضمام والتعريف (Onboarding): قوائم مهام للموظف الجديد، توقيع إلكتروني للوثائق، وتدريب تمهيدي.
- الحضور والانصراف (Time & Attendance): تتبع ساعات العمل، الإجازات، التنبيهات لاختلافات الدوام.
- إدارة الأجور والرواتب (Payroll): حساب الرواتب، الخصومات، الاستقطاعات الضريبية، وتحويل الرواتب إلكترونيًا.
- إدارة الأداء (Performance Management): تقييم دوري، أهداف فردية، خطط تطوير، ومتابعة النتائج.
- التعلم والتطوير (LMS): دورات تدريبية إلكترونية، تتبع التقدم، وشهادات إنهاء الدورات.
- إدارة المزايا (Benefits Administration): التأمين الصحي والتعويضات، ومتابعة الاشتراكات.
- الامتثال والتقارير (Compliance & Reporting): إعداد تقارير قانونية، ضريبية، وتنبيهات بالمستجدات التشريعية.
- التحليلات والتنبؤ (People Analytics): لوحات تحكّم بصرية، مؤشرات أداء رئيسية، وتحليلات تنبؤية للتحسين المستمر.
أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) ونظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) وإدارة رأس المال البشري (HCM) – فهم الاختصارات
أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS)، أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS)، و إدارة رأس المال البشري مصطلحات الموارد البشرية التي يتم استخدامها غالبًا بالتبادل ولكن لها بعض الاختلافات الرئيسية.
يتم بناء نظام معلومات الموارد البشرية عادةً على قاعدة بيانات لمعلومات الموظفين ويُستخدم لدعم عمليات الموارد البشرية الأساسية التي تكون أكثر خطية وكمية في البنية، مثل معالجة الرواتب أو إدارة الوقت والحضور.
بالمقارنة، يُعدّ نظام إدارة الموارد البشرية نظامًا أكثر شمولًا، إذ يحتوي على جميع هياكل إدارة البيانات لنظام معلومات الموارد البشرية. ولكنه يضم أيضًا وظائف أكثر جودةً وتعقيدًا، بالإضافة إلى إدارة المواهب. وتستخدم أفضل حلول إدارة الموارد البشرية تقنيات ذكية، مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي والاتصال السحابي، للمساعدة في تخصيص الوظائف وأتمتتها بذكاء.
إدارة رأس المال البشري (HCM) هو مصطلح شامل يُستخدم لوصف مجموعة واسعة من الممارسات والبرامج التي تستخدمها المؤسسة لإدارة قوتها العاملة، بدءًا من التوظيف وحتى التقاعد. غالبًا ما يُشار إلى نظام إدارة رأس المال البشري (HCM) بنظام إدارة الموارد البشرية (HRMS)، ويتضمن برنامج نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS).
بفضل التطورات التكنولوجية وسهولة الاتصال، أصبحت الشركات قادرة على الحصول على صورة شاملة وواضحة عن القوى العاملة من جميع الجوانب. وقد ساعد هذا الشركات على إدراك… قيمة قابلة للقياس إعطاء الأولوية لتجربة الموظف، واستخدام نهج يُركّز على الأفراد لدعم وظائف إدارة الموارد البشرية المحيطة بها. يُمثّل هذا النهج الأكثر شمولية تغييرًا في تحديد أولويات عمليات الموارد البشرية وإدارتها.
لماذا يعد برنامج إدارة الموارد البشرية مهمًا جدًا اليوم؟
لسنوات عديدة، دأبت الشركات على استخدام تقنيات جديدة وسبلٍ لتحسين أتمتة عمليات الموارد البشرية لديها. ومع تفشي الجائحة، أحدثت تغييرات هائلة وغير مسبوقة في القوى العاملة. واضطرت فرق الموارد البشرية – فجأةً – إلى البدء في استخدام تقنيات جديدة لدعم وإدارة القوى العاملة التي أصبحت تعمل عن بُعد وتنتشر على نطاق واسع.
في البداية، كانت العديد من هذه التحولات إشكالية، ولكن الآن، وبعد مرور أكثر من عام، أصبح قادة الموارد البشرية أكثر إبداعًا وتكيفًا في ممارساتهم. شرط يخبرنا أن هذا قد تبيّن في النهاية أنه أمرٌ جيد. فمع تحول كامل القوى العاملة لديها إلى العمل عن بُعد – بين عشية وضحاها تقريبًا – أصبحت فرق الموارد البشرية “أوائل المستجيبين” في عالم الأعمال، وتبعتها العديد من الإدارات الأخرى وقادة الفرق.
زفي أعقاب الجائحة، أدركت العديد من الشركات فجأةً ما هو… منجم ذهب للبيانات وتحليلات الموارد البشرية التي كانت لديهم في أقسام الموارد البشرية الخاصة بهم – وكيف يمكن لهذه المعلومات أن تساعدهم في اتخاذ القرارات والاستراتيجيات في جميع أنحاء الشركة.
اليوم، تُعدّ برامج إدارة الموارد البشرية قيّمة للغاية في مساعدة الشركات على تنظيم وفهم وتبسيط بيئة العمل سريعة التغير. تجمع حلول إدارة الموارد البشرية عمليات الموارد البشرية المعقدة في مكان واحد، مما يوفر للشركات تخزينًا مركزيًا لبيانات الموظفين، وقدرات أتمتة، وذكاء اصطناعي مدمج وتحليلات متقدمة. بالإضافة إلى ذلك، تُساعد قدرات إدارة المواهب المتطورة وسهلة الاستخدام الشركات على ضمان توظيف أفضل المواهب وتطويرها والاحتفاظ بها في قطاعاتها.
أنواع الأنظمة
- سحابي (Cloud-Based): بدون بنية تحتية في الموقع، تحديثات فورية، قابلية توسعة عالية وتكلفة اشتراك شهرية أو سنوية.
- محلي (On-Premise): تثبيت داخلي على خوادم الشركة، تحكم كامل في البيانات، لكن يحتاج دعم تقني داخلي وصيانة دورية.
- مفتوح المصدر (Open-Source): قابل للتخصيص بشكل كبير، مجانية الترخيص، لكن يتطلب فريق تقني للتهيئة والصيانة.
خطوات تطبيق النظام بنجاح
- تقييم الاحتياجات: حصر العمليات الحالية وتحديد الفجوات.
- اختيار الميزات الأساسية: التركيز أولًا على تحسين العمليات الحرجة (الرواتب، الحضور، التوظيف).
- إدارة التغيير: تدريب الموظفين وإشراكهم منذ البداية لتقبل النظام الجديد.
- النشر على مراحل: تجربة نظام تجريبي مع فريق صغير قبل التعميم.
- مراجعة دورية: قياس مؤشرات الأداء وتحديث النظام أو إضافة وحدات وظيفية جديدة حسب حاجة المؤسسة.
من يستخدم برنامج إدارة الموارد البشرية؟
لطالما كانت العديد من المجالات المذكورة أدناه معزولة إلى حد كبير، إذ لم تكن الملاحظات أو البيانات الجديدة في أحدها تصل بالضرورة إلى الأخرى. لا يقتصر نظام إدارة الموارد البشرية الحديث على تحسين وتطوير العمليات لكلٍّ من هؤلاء المهنيين فحسب، بل يضمن أيضًا مشاركة البيانات التي يجمعونها والملاحظات التي يقدمونها، ويستطيع إثراء تحليلات الأفراد على نطاق أوسع.
متخصصو الموارد البشرية: بالنسبة لفرق الموارد البشرية، فإن فائدة نظام إدارة الموارد البشرية تمتد من التحرير الأساسي . والوصول إلى بيانات الموظفين – وصولاً إلى تقديم تقارير معقدة تعتمد على البيانات وأتمتة مهام إدارة المواهب المعقدة.
المسؤولون عن التوظيف: توفر أدوات إدارة الموارد البشرية للمسؤولين عن التوظيف بوابة مركزية يمكنهم. من خلالها نشر طلبات التوظيف، ورعاية المرشحين واختيارهم، والوصول إلى وظائف التوجيه وتخصيصها.
المديرون: حتى من خلال أجهزتهم المحمولة، يمكن للمديرين استخدام برنامج إدارة الموارد البشرية للإشراف على هيكل الفريق، وتتبع الوقت والغيابات، والموافقة على طلبات الإجازات والوقت المستقطع، وتتبع أداء الموظفين لمعرفة ما إذا كانوا بحاجة إلى الدعم أو الملاحظات لمساعدتهم على تحقيق أهدافهم.
الموظفون: بوابة واحدة سهلة الاستخدام تتيح للموظفين تحرير بياناتهم الشخصية، وعرض المخططات التنظيمية. وإدخال طلبات الوقت والإجازات، وعرض مهام التعلم، وحتى إدارة أهدافهم المهنية الشخصية وخطط التطوير.
المرشحون: يتمتع المرشحون اليوم ببوابات مخصصة لإدارة الموارد البشرية لمساعدتهم في البحث . عن الوظائف والتقدم إليها، وتتبع حالة الطلب، وقبول العروض الرقمية بالتوقيعات الإلكترونية.
كيفية اختيار نظام إدارة الموارد البشرية
أولاً، فكّر في احتياجات مؤسستك وأهدافها التي يُمكن لنظام إدارة الموارد البشرية مساعدتك في تحقيقها. هل تحتاج إلى منصة تُتيح لك العمل مع فرق متعددة المواقع؟ هل تحتاج إلى منصة مُدمجة بنظام رواتب؟ كم عدد الموظفين الذين تحتاج إلى النظام للتعامل معهم؟
أشرك إدارة الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات وصانعي القرار للحصول على صورة كاملة لاحتياجات فريقك من نظام إدارة الموارد البشرية. بعد ذلك، يمكنك تقديم طلب عروض أسعار إلى مختلف مقدمي الخدمات لتقييم الأنسب لشركتك.
بمجرد تضييق نطاق بعض خيارات HRMS، فقد حان الوقت لـ:
- تقييم الميزات الرئيسية: ابحث عن ميزات مثل الأتمتة وإعداد التقارير وخيارات الخدمة الذاتية والتكامل مع أدوات أخرى
- ضع في اعتبارك قابلية التوسع: تأكد من أن النظام قادر على النمو مع مؤسستك وتلبية الاحتياجات المستقبلية
- تقييم تجربة المستخدم: تحقق من وجود واجهة سهلة الاستخدام وسهولة الاستخدام لفرق الموارد البشرية الداخلية وموظفيك
- التحقق من الأمان والامتثال: تأكد من أن نظام إدارة الموارد البشرية يوفر ميزات أمان وامتثال قوية لحماية البيانات
- تقييم دعم البائع: ضع في اعتبارك مستوى دعم العملاء المقدم، بما في ذلك التوجيه والتدريب والمساعدة الفنية المستمرة
- مقارنة الأسعار والعائد على الاستثمار: قم بموازنة التكلفة مقابل الميزات والفوائد طويلة الأجل، مع التأكد من أن نظام إدارة الموارد البشرية يقدم قيمة جيدة لمنظمتك
- التحقق من مراجعات العملاء : ابحث عن تعليقات من الشركات الأخرى في صناعتك لتقييم موثوقية النظام وأدائه
الخاتمة
في عصر تتسارع فيه التغيرات وتتصاعد فيه التوقعات، يصبح نظام إدارة الموارد البشرية أكثر من مجرد أداة تقنية؛ إنه شريك استراتيجي يُسهم في صقل ثقافة المؤسسة وتمكين موظفيها. من خلال مركزية البيانات وأتمتة العمليات، يضمن النظام:
- كفاءة أعلى وتوفيراً ملموساً للوقت والتكاليف
- دقة أكبر وأساليب صنع قرار مستندة إلى أرقام وتحليلات
- تجربة موظف تفاعلية تمنحهم استقلالية ورضاً وظيفياً
- مرونة للتكيف مع قوانين العمل وتحديثات السوق بسرعة
حين تطوّر قدراتك على استخدام هذا النظام وتستلهم منه رؤى تنبؤية للتخطيط المستقبلي، تتحول الموارد البشرية من وظيفة إدارية تقليدية إلى محرك للابتكار والنمو.
اعتمد خطوة مدروسة: حدّد أولوياتك، واختبر النواة الأساسية للنظام، ثم انطلق نحو توسيع نطاق الاستخدام تدريجياً. بهذه الطريقة، تضمن انتقالاً سلساً وثقافة مؤسسية تتبنّى التغيير كفرصة لا كمأزق.
المراجع
