سياسات الموارد البشرية ودورها في تنظيم الشركات

تشكل سياسات الموارد البشرية إطارًا ضروريًا يوجه المؤسسات في التعامل مع مختلف القضايا المتعلقة بالموظفين والعمل. فهي توفر توجيهات واضحة تساعد في تنفيذ استراتيجية الموارد البشرية بشكل فعال ومنظم، مما يضمن انسجام إجراءات العمل مع أهداف سياسة الشركة العامة.

تتنوع فوائد تطبيق سياسات الموارد البشرية بين تعزيز العدالة داخل بيئة العمل، وتقليل المخاطر القانونية، وتحسين إدارة الموارد، كما تختلف مسؤوليات تطوير هذه السياسات حسب حجم المنظمة؛ ففي الشركات الصغيرة قد يتولى المدير التنفيذي أو مدير الموارد البشرية هذه المهمة، بينما في الشركات الكبيرة توجد فرق متخصصة تعمل على صياغة وتحديث هذه السياسات باستمرار، بما يشمل لوائح مثل الحضور والانصراف، التوظيف الداخلي، تقييم الأداء، والترقيات والمكافآت.

هذا المقال يستعرض كيف يمكن للمؤسسات الاستفادة من تطبيق HR policies فعالة، بالإضافة إلى أنواع السياسات الرئيسية التي تساعد في تنظيم العمل، وتحسين علاقات الموظفين، وتطوير أنظمة الموارد البشرية ودليل الموظف بما ينعكس إيجابًا على كفاءة الأداء المؤسسي.

ما المقصود بسياسات الموارد البشرية؟

سياسات الموارد البشرية هي إرشادات مكتوبة توضّح كيفية التعامل مع مجموعة واسعة من القضايا داخل المؤسسة. تتضمن هذه السياسات المبادئ العامة وحقوق ومسؤوليات كل من المديرين والموظفين، وتهدف إلى تعزيز العدالة والاتساق في بيئة العمل، بالإضافة إلى حماية المؤسسة قانونيًا. ومع ذلك، فإن فعالية هذه السياسات تعتمد على طريقة التواصل والتطبيق الفعلي لها.

أهمية سياسات الموارد البشرية داخل الشركة

أهمية سياسات الموارد البشرية في المنظمة تتمثل في كونها الركيزة الأساسية التي تُبنى عليها العلاقة بين الشركة وموظفيها. فهي لا تُعدّ مجرد لوائح داخلية، بل تُشكّل نظامًا شاملًا يضمن التوازن بين متطلبات العمل وحقوق العاملين، ويعزز الكفاءة التنظيمية.

1. إطار واضح لاتساق العمليات

سياسات الموارد البشرية تضع قواعد موحدة تُطبق على الجميع، مما يقلل من العشوائية ويُعزز الشفافية داخل المؤسسة. الموظفون يشعرون بالأمان عندما يعلمون أن القواعد تُطبق بعدالة على الجميع، وأن حقوقهم محفوظة بموجب سياسة مكتوبة.

2. دليل على الالتزام الداخلي والخارجي

تعكس هذه السياسات التزام المنظمة بالتنوع، والأخلاقيات، والتدريب، والامتثال لقوانين العمل. فمثلًا، في حال الاستغناء عن أحد الموظفين، توضح السياسات الخطوات القانونية والتفاوضية التي يجب اتباعها، مما يحمي المؤسسة من النزاعات القانونية ويُظهر احترافيتها أمام الجهات الخارجية.

3. وضع معايير السلوك واتخاذ قرارات منصفة

تحدد السياسات قواعد السلوك المقبولة داخل المؤسسة، وتوضح العقوبات والإجراءات التأديبية. وهذا يمنح المديرين مرجعية واضحة لاتخاذ قرارات عادلة، ويقلل من الانحياز أو المعاملة التفضيلية.

4. تعزيز الثقافة التنظيمية

تساعد السياسات على بناء ثقافة عمل واضحة ومتماسكة. فمثلًا، من خلال تنظيم أساليب التوظيف والتعويضات، يمكن للمؤسسة دعم نماذج عمل مرنة مثل جداول 48:2، والتي تسمح للموظفين بالعمل أسبوعًا وأخذ إجازة في الأسبوع التالي، مما يحقق التوازن بين الحياة والعمل.

5. تحقيق أهداف استراتيجية متعددة

تسهم السياسات في:

• تسهيل التواصل: حيث توضح شروط التوظيف والعلاقات بين الموظف والإدارة.
• تعزيز العدالة: فهي تضمن معاملة جميع الموظفين بإنصاف وشفافية.
• توجيه القيادة: من خلال توفير مبادئ واضحة للإدارة والإشراف.
• بناء كتيّب موظفين متكامل: لتكون جميع المعلومات المهمة متاحة بمرجعية رسمية.
• تهيئة بيئة قابلة للتطوير: من خلال مراجعة وتحديث السياسات حسب الحاجة.
• دعم برامج التدريب والتوظيف: بوضع سياق واضح لما يجب تدريسه أو تطويره.

أنواع سياسات الموارد البشرية

خطوات إعداد سياسات الموارد البشرية داخل الشركة

تختلف آلية وضع سياسات الموارد البشرية بحسب حجم المؤسسة ونوع نشاطها، لكن 10 خطوات عامة:

1. تحليل احتياجات الشركة: ابدأ بتحديد المجالات التي تحتاج إلى سياسات واضحة، مثل التوظيف، العمل عن بعد، الحضور والانصراف، السلوك المهني، الإجازات، إلخ.

2. مراجعة القوانين واللوائح المحلية: تأكّد من أن السياسات متوافقة مع قوانين العمل المعمول بها في البلد (مثل الحد الأدنى للأجور، الإجازات الرسمية، إنهاء الخدمة…).

3. الاطلاع على ممارسات الشركات المشابهة: قم بمراجعة سياسات شركات في نفس المجال أو الحجم للحصول على أفكار ملائمة وممارسات شائعة.

4. صياغة السياسات بشكل واضح ومهني: اكتب السياسات بلغة رسمية، واضحة، ومباشرة. يجب أن تكون مفهومة لجميع الموظفين، دون مصطلحات معقدة.

5. إشراك الإدارات الأخرى: تعاون مع مديري الإدارات المختلفة لضمان توافق السياسات مع الواقع العملي واحتياجات الفرق.

6. مراجعة قانونية نهائية: قبل اعتماد أي سياسة، من الأفضل أن تتم مراجعتها من قبل مستشار قانوني لضمان الالتزام الكامل.

7. موافقة الإدارة العليا: اعرض السياسات على الإدارة التنفيذية أو مجلس الإدارة لاعتمادها بشكل رسمي.

8. نشر السياسات وتدريب الموظفين: وزّع السياسات عبر دليل الموظف أو النظام الداخلي، وقدم جلسات تعريفية لضمان فهم الجميع.

9. تطبيق السياسات بإنصاف: يجب تطبيق السياسات على الجميع دون تمييز، لضمان العدالة والمصداقية.

10. تحديث دوري للسياسات: راجع السياسات مرة على الأقل سنويًا لتحديثها حسب التغيرات القانونية أو التنظيمية أو التشغيلية.

هذه الخطوات تضمن أن تكون سياسات الموارد البشرية عملية ومناسبة لثقافة الشركة وأهدافها.

المسؤول عن تطوير سياسات الموارد البشرية

تتطور الحاجة إلى وجود سياسات موارد بشرية رسمية كلما كبرت المنظمة في الحجم وتعقّدت عملياتها. ومع هذا النمو، تتباين الطرق التي تعتمدها الشركات لتطوير هذه السياسات بحسب حجم المؤسسة، كالتالي:

1. المؤسسات الصغيرة (Small organisations):

• عادةً لا تمتلك هذه الشركات قسم موارد بشرية متكامل.
• غالبًا ما يُضاف تطوير السياسات إلى مسؤوليات موظف حالي (مثل مدير إداري أو مشرف عام).
• في بعض الحالات، تستعين الشركات بمستشار خارجي (consultant) بشكل مؤقت أو جزئي لصياغة أو مراجعة السياسات المهمة (مثل سياسات الانضباط أو الإجازات).
• الهدف هنا هو إنشاء إطار بسيط وعملي يتماشى مع احتياجاتها المحدودة.

2. المؤسسات المتوسطة (Medium organisations):

• غالبًا ما تعتمد على موظف عام في الموارد البشرية (HR generalist).
• يكون هذا الشخص مسؤولًا عن:
• صياغة السياسات الجديدة.
• تحديث السياسات القديمة لتتماشى مع التغييرات القانونية والتنظيمية.
• التواصل مع الموظفين والمديرين لضمان فهم السياسات وتطبيقها بشكل فعّال.
• هذا المستوى يتطلب توازنًا بين الهيكل الرسمي والمرونة التشغيلية.

3. المؤسسات الكبيرة (Large organisations):

• تمتلك عادةً قسمًا متخصصًا في الموارد البشرية به عدة مستويات من الموظفين:
  • مختصون في مجالات معينة مثل المكافآت (reward)، تطوير الموظفين (employee development)، قانون العمل (employment law)، أو علاقات الموظفين (employee relations).
  • موظفو موارد بشرية عامون (HR generalists) يدعمون التنفيذ اليومي للسياسات.
  • طاقم إداري (administrative staff) لتقديم الدعم الفني واللوجستي.
• السياسات في هذه الشركات تكون أكثر تعقيدًا وتحتاج لتوافق دقيق مع الاستراتيجية العامة والقوانين المحلية والدولية.

اقرا المزيد: تكلفة تطبيق HRIS: ميزانية واقعية حسب حجم الشركة

أمثلة على سياسات الموارد البشرية الناجحة

بعض الشركات تضع سياسات فريدة تعكس ثقافتها. مثلًا:

1. سياسة المرونة في العمل – Google

• النوع: سياسة ساعات العمل والموقع
• الوصف: تسمح Google للموظفين بالعمل من أي مكان وفي الأوقات التي تناسبهم (ضمن حدود المشروع)، مما يزيد من رضا الموظف وإنتاجيته.
• الهدف: تعزيز التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

2. سياسة الإجازات المفتوحة – Netflix

• النوع: سياسة الإجازات
• الوصف: لا تحدد Netflix عدد أيام الإجازة السنوية؛ بل تعطي الموظفين حرية أخذ الإجازات حسب الحاجة، بشرط إنجاز المهام.
• الهدف: تعزيز الثقة بالموظف وتحقيق ثقافة الأداء القائم على النتائج.

3. سياسة التوظيف المتنوع والشامل – Microsoft

• النوع: سياسة التنوع والاندماج
• الوصف: تركز على توظيف الأشخاص من خلفيات متنوعة (جنس، عرق، إعاقة…) وتوفير بيئة شاملة وداعمة للجميع.
• الهدف: تحسين الإبداع والابتكار من خلال تنوع وجهات النظر.

4. سياسة الشفافية في الرواتب – Buffer

• النوع: سياسة التعويضات
• الوصف: تنشر الشركة علنًا الرواتب وقواعد تحديدها لكل الموظفين، مما يعزز العدالة والوضوح.
• الهدف: خلق ثقافة شفافة تُقلل من الشكوك وتعزز الثقة.

5. سياسة التطوير المهني المستمر – IBM

• النوع: سياسة التدريب والتطوير
• الوصف: تقدم IBM ميزانيات سنوية لتعليم الموظفين، ودورات مهنية معتمدة، وتدعم استكمال الشهادات.
• الهدف: رفع كفاءة الموظفين وتمكينهم من التكيف مع التغيرات.

6. سياسة التقييم 360 درجة – Adobe

• النوع: سياسة تقييم الأداء

• الوصف: بدلاً من مراجعات الأداء السنوية، تعتمد Adobe على ملاحظات دائمة من الزملاء والمديرين لتطوير الموظف.

• الهدف: تعزيز الأداء المستمر والتحسين الذاتي.

7. سياسة “بدون مديرين” – Zappos

• النوع: سياسة هيكل تنظيمي
• الوصف: تبنت Zappos نموذج “الهولقراسي” حيث لا توجد مناصب تقليدية للمديرين، بل فرق ذاتية الإدارة.
• الهدف: زيادة الإبداع والاستقلالية وتحفيز القيادة الذاتية.

الفرق بين السياسات والإجراءات في الموارد البشرية

رغم أن المفهومين يُستخدمان معًا، إلا أن هناك فرقًا بينهما:

• السياسات: هي التوجيهات العامة التي تحدد الإطار التنظيمي (مثلاً: “يجب احترام مواعيد العمل”).

• الإجراءات: هي الخطوات التفصيلية التي تُتبع لتنفيذ السياسة (مثلاً: “إذا تأخر الموظف أكثر من 3 مرات…”).

فهم هذا الفرق ضروري عند تصميم دليل سياسات الموارد البشرية بشكل احترافي.

التحديات الشائعة في تنفيذ سياسات الموارد البشرية

رغم أهمية سياسات الموارد البشرية، إلا أن تنفيذها يواجه تحديات، منها:

• ضعف التوعية: لا يقرأ بعض الموظفين السياسات أو لا يفهمونها.
• عدم التحديث: سياسات قديمة لا تعكس الواقع الحالي.
• ازدواجية المعايير: تطبيق غير متساوٍ للسياسات بين الأقسام أو الأفراد.
• ثقافة الشركة: قد ترفض بعض الثقافات التنظيمية الالتزام الحرفي بالسياسات.

كيف تساهم التكنولوجيا في تطوير سياسات الموارد البشرية؟

أصبحت أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) جزءًا أساسيًا في دعم سياسات الموارد البشرية. من أبرز الفوائد:

• سهولة الوصول إلى السياسات عبر البوابات الإلكترونية.
• التوقيع الإلكتروني على نماذج السياسات.
• تتبع الامتثال وتحديد من قرأ السياسة ومن لم يقرأها.
• تحليل البيانات لفهم تأثير السياسات على الأداء والسلوك الوظيفي.

أهم الاسئلة عن سياسات الموارد البشرية

❓ ما الفرق بين سياسة الموارد البشرية والإجراء؟

السياسة تحدد الإطار العام أو المبدأ الذي تتبعه الشركة (مثل: سياسة التوظيف العادل)، بينما الإجراء يوضح الخطوات العملية لتنفيذ تلك السياسة (مثل: خطوات إجراء مقابلة عمل عادلة). السياسات تُجيب على “لماذا”، والإجراءات تُجيب على “كيف”.

❓ كيف تساهم سياسات الموارد البشرية في تقليل النزاعات داخل المؤسسة؟

تضع السياسات معايير واضحة للسلوك، وتُحدّد طرق التعامل مع الشكاوى والنزاعات، مما يحد من سوء الفهم والتصرفات العشوائية، ويوفر آلية عادلة لمعالجة الخلافات قبل تفاقمها.

❓ ما هي العلاقة بين سياسات الموارد البشرية وثقافة المؤسسة؟

سياسات الموارد البشرية تُترجم قيم المؤسسة إلى ممارسات يومية، فمثلًا إذا كانت الشركة تقدّر الابتكار، فإن سياساتها ستدعم بيئة مرنة وتشجع على التجريب، مما يُعزز ثقافة الابتكار داخليًا.

❓ هل يمكن تغيير سياسات الموارد البشرية بعد اعتمادها؟

نعم، يجب مراجعة السياسات بشكل دوري لتحديثها حسب التغيرات القانونية أو احتياجات المؤسسة أو ملاحظات الموظفين، ويُفضل إشراك فريق الموارد البشرية والمديرين في المراجعة.

❓ من المسؤول عن كتابة سياسات الموارد البشرية؟

عادة ما يكون فريق الموارد البشرية هو المسؤول، بالتعاون مع الإدارة القانونية والتنفيذية، لضمان أن السياسات متوافقة مع القانون وتعكس استراتيجية العمل طويلة الأمد.

❓ هل يجب أن يوقّع الموظفون على سياسات الموارد البشرية؟

نعم، من الأفضل أن يوقّع الموظفون عند التوظيف أو عند تحديث السياسات، وذلك لضمان أنهم على دراية تامة بالسياسات ويلتزمون بها قانونيًا وأخلاقيًا.

❓ كيف يتم تدريب الموظفين الجدد على سياسات الموارد البشرية؟

يتم ذلك من خلال برنامج تأهيلي (Onboarding) يشمل شرح السياسات باستخدام أدلة الموظف، ورش عمل، أو فيديوهات تفاعلية، بهدف تسهيل الفهم والتطبيق العملي منذ اليوم الأول.

❓ ما هي أخطر الأخطاء التي تقع فيها الشركات عند إعداد سياسات الموارد البشرية؟

من أبرز الأخطاء: نسخ سياسات من شركات أخرى دون تكييفها، تجاهل التحديثات القانونية، أو صياغتها بلغة مبهمة، مما يؤدي إلى غموض في التطبيق ونزاعات محتملة.

❓ هل تختلف سياسات الموارد البشرية حسب حجم الشركة؟

نعم، الشركات الصغيرة قد تعتمد على سياسات مرنة ومبسطة، بينما تحتاج الشركات الكبيرة إلى سياسات أكثر تفصيلًا وتعقيدًا نظرًا لحجم القوة العاملة وتنوع العمليات.

❓ كيف تؤثر سياسات الموارد البشرية على السمعة المؤسسية؟

سياسات عادلة وواضحة تعكس احترافية الشركة وتجذب المواهب، بينما السياسات الضعيفة أو الظالمة يمكن أن تؤدي إلى سمعة سيئة في سوق العمل، وتؤثر على الولاء والانتماء.

❓ ما الفرق بين سياسة الموارد البشرية واللائحة الداخلية للمؤسسة؟

سياسة الموارد البشرية تحدد التوجهات العامة والمعايير السلوكية والتنظيمية المتعلقة بالموظفين، مثل الإجازات أو التوظيف أو الترقية. أما اللائحة الداخلية فهي وثيقة قانونية ملزمة تنظم حقوق وواجبات العاملين بشكل تفصيلي وفقًا لقانون العمل المحلي، وتُعتمد رسميًا وتُسلّم للموظف عند التعيين.

❓ هل يجب إشراك الموظفين في تطوير سياسات الموارد البشرية؟

نعم، يُنصح بإشراك الموظفين أو ممثليهم عند تطوير أو تعديل السياسات، لأن ذلك يعزز الشعور بالانتماء، ويساعد الإدارة على بناء سياسات واقعية وقابلة للتطبيق تعكس احتياجات الفريق بشكل أفضل.

❓ ما هي المعايير الدولية التي يمكن الاعتماد عليها في صياغة سياسات الموارد البشرية؟

من أبرز المعايير الدولية:

• ISO 30414: لقياس رأس المال البشري.
• ILO Guidelines: من منظمة العمل الدولية.
• SHRM Frameworks: من الجمعية الأمريكية لإدارة الموارد البشرية.

تساعد هذه المعايير في ضمان الشفافية، العدالة، والامتثال لأفضل الممارسات العالمية.

❓ كيف تضمن المؤسسة التزام الموظفين بسياسات الموارد البشرية؟

من خلال:

• توعية الموظفين عند التوظيف بالسياسات.
• توقيع الموظف على إقرار بالاطلاع والفهم.
• توفير تدريبات دورية.
• تضمين السياسات في بوابة إلكترونية داخلية.
• تطبيق عادل وشفاف للعقوبات أو المكافآت المرتبطة بها.

❓ هل تختلف السياسات بين الأقسام أو الدول داخل نفس الشركة؟

نعم، قد تختلف السياسات حسب:

• الاختلافات القانونية بين الدول.
• طبيعة العمل (مثلاً: سياسات المبيعات تختلف عن سياسات البحث والتطوير).
• احتياجات الأقسام (مثل ساعات العمل أو آليات تقييم الأداء).

لكن يجب أن يكون هناك إطار موحد يحفظ العدالة والاتساق المؤسسي.

❓ هل يمكن تعديل سياسة الموارد البشرية دون إخطار الموظفين؟

لا يُفضل ذلك. أي تغيير في السياسات يجب أن يُبلّغ للموظفين رسميًا، مع شرح أسباب التغيير وتوقيعهم على النسخة المحدثة. في بعض الدول، يتطلب التعديل أيضًا إشراك النقابات أو ممثلي الموظفين لضمان الشفافية والامتثال للقوانين.

المصادر:

• cipd.org
• loophealth