برنامج Trello هو أداة مخصصة للتعاون بين فرق العمل Trello لإدارة المشاريع بشكل فعال ودقيق، حيث يوضح مستوى تقدم المشروع والمدة الزمنية المخصصة لكل مهمة ضمنه. في مقال اليوم، سنقدم لكم دليل تفصيلي حول تعريف هذا البرنامج وكيفية التسجيل فيه وإدارة حسابكم بشكل كامل، لذلك تابعوا القراءة معنا.
برنامج Trello هو برنامج مجاني بالكامل ويأتي بعدة إصدارات تناسب جميع أنظمة التشغيل المختلفة، سواء كانت Windows أو Mac iOS. كما يوجد منه إصدار خاص للهواتف المحمولة مثل Android وTablet، بالإضافة إلى iPhone وiPad. ويوفر أيضًا نسخة ويب يمكن الوصول إليها مباشرة من خلال المتصفح، مما يتيح لك متابعة عملك من أي مكان في العالم ومن أي جهاز إلكتروني تمتلكه دون أي مشاكل.
تحميل برنامج Trello للتعاون بين فرق العمل Trello
مميزات برنامج Trello لفرق العمل Trello
يضم برنامج Trello العديد من الخصائص، ولكن أبرز هذه الخصائص هو ما يلي:
- يمكنك إدارة مشروعك بدقة وعرض جميع التفاصيل.
- يمكنك من خلاله متابعة مدى تقدم كل مهمة ضمن كل مشروع.
- يمكنك تعيين مواعيد لكل مهمة ضمن المشروع وإرسال إشعار عند انتهاء الوقت المحدد لكل مهمة.
- يمكنك العمل على هذا البرنامج مع فريق كامل حيث يمكنك توزيع المهام على أعضاء الفريق ومتابعة إنجازات كل فرد في المشروع ككل ومدى تقدمهم في إتمام أعمالهم.
- يمكنك من خلال إعدادات البرنامج إرسال إشعار لجميع أعضاء فريق العمل عند اكتمال جزء محدد من المشروع أو عند تغيير خطة المشروع، أو وفقًا للإعدادات المسبقة للبرنامج.
- يمكنك الوصول إلى البرنامج من أي جهاز وفي أي وقت، لأنه متوافق مع جميع أنظمة التشغيل.
- البرنامج متاح بشكل كامل دون أي تكلفة إضافية.
- يتميز البرنامج بواجهة سهلة للغاية تتيح لك استخدامه وتعلمه بسرعة كبيرة، حتى وإن لم تكن لديك خبرة سابقة عالية.
كيفية التسجيل في برنامج تريلو
في البداية، يجب عليك الدخول إلى رابط التسجيل في موقع Trello من خلال الضغط على هذا الرابط بعد ذلك ستظهر لك الصفحة الرئيسية للتسجيل، وسيتاح لك 3 خيارات لإنشاء حساب جديد على مواقع Trello وهي:
- التسجيل باستخدام بريدك الإلكتروني الشخصي هو الخيار الأفضل من وجهة نظري.
- التسجيل مباشرة من خلال حسابك على جوجل.
- يمكنك التسجيل مباشرة باستخدام حسابك على مايكروسوفت.
بعد ذلك، سيتم نقلك إلى الواجهة الرئيسية للبرنامج، ولكن في البداية سيظهر لك شرح موجز لجميع ميزات البرنامج، مثل كيفية إنشاء لوحة خاصة بمشروعك وكيفية تحديد خصائص هذا المشروع، بالإضافة إلى كيفية إضافة أعضاء الفريق لكل مهمة مرتبطة بالمشروع، كما هو موضح في الصورة التالية:
كيفية بدء العمل في برنامج Trello
في البداية، يجب أن تتعرف على كيفية تنظيم المشروع داخل برنامج Trello، حيث يبدأ المشروع الجديد بإنشاء لوحة “Board”. داخل هذه اللوحة، تقوم بتحديد المراحل الرئيسية للمشروع، والتي تتكون عادة من ثلاث مراحل أساسية.
- المرحلة الأولى تُسمى “الأشياء التي يجب القيام بها”، وهي تشمل جميع المهام المطلوبة.
- المرحلة الثانية هي مرحلة التنفيذ، التي تشمل المهام التي تعمل عليها حالياً.
- المرحلة الثالثة هي مرحلة “تم”، والتي تشمل جميع المهام التي تم إكمالها بالفعل.
هذه ليست مراحل محددة، بل يمكنك تعديلها إلى مراحل أخرى من داخل لوحة المشروع الأساسية.
تتضمن كل مرحلة من هذه المراحل مجموعة من المهام الأساسية، وكل مهمة تحتوي على مجموعة من الأجزاء الأساسية كذلك. يمكنك تحديد كل جزء تم إنجازه، مما يتيح لك معرفة النسبة المئوية لمعدل إتمام المهمة وكذلك النسبة المئوية لإكمال المرحلة بأكملها.
يمكنك أيضًا تعيين أحد أعضاء الفريق لكل جزء صغير ومتابعته بدقة، مما يبرز فعالية وجمال برنامج Trello.
طريقة إنشاء مشروع جديد في برنامج Trello
في البداية، يجب عليك زيارة الصفحة الرئيسية لبرنامج Trello، ثم اتباع الخطوات التالية:
- تقوم بالضغط على Create a board .
- بعد ذلك، ستظهر لك قائمة فرعية حيث يمكنك كتابة اسم المشروع في خانة “عنوان اللوحة”.
- بعد ذلك، يجب عليك تحديد مدى خصوصية المشروع، حيث سيكون لديك خياران: “خاص” أو “عام”. اختر الخيار الذي يناسبك، ولكن من الأفضل بالتأكيد أن يكون المشروع خاصًا، ويمكنك في هذه الحالة دعوة فريق العمل من الداخل.
- وبعد ذلك تقوم باختيار خلفية المشروع .
- يمكنك تنزيل قالب مُعد مسبقًا للمشروع إذا كنت قد أعددت قالبًا مسبقًا بشكل مباشر.
بعد ذلك، ستظهر لك الواجهة الرئيسية للسبورة في برنامج Trello للتعاون بين فرق العمل Trello، ومن خلال هذه السبورة يمكنك إضافة المراحل الأساسية للمشروع عن طريق الضغط على “إضافة قائمة أخرى” كما هو موضح في الصورة التالية:
بعد ذلك، سيتعين عليك اختيار اسم للقائمة، ثم تقوم بالنقر على إضافة قائمة كما هو موضح في الصورة التالية:
بعد الانتهاء من إضافة كافة مراحل المشروع، ننتقل إلى المرحلة الثانية، وهي إضافة بطاقات تمثل مكونات كل مرحلة، وذلك من خلال الضغط على “إضافة بطاقة” كما هو موضح في الصورة التالية:
بعد ذلك، تكتب اسم المهمة ثم تضغط على “إضافة بطاقة”، ثم تتبع نفس الخطوات لإضافة جميع المهام المطلوبة في المرحلة الأساسية للمشروع، وهي مرحلة “الأشياء التي يجب القيام بها”.
بعد ذلك، يمكنك دعوة أعضاء فريق العمل من خلال الضغط على خيار “دعوة” كما هو موضح في الصورة التالية:
مرحلة تخصيص المهمام في برنامج Trello
الآن في هذه المرحلة، ستقوم بتحديد المهام الخاصة بهذه المرحلة وسيوفر لك البرنامج ذلك. Trello مجموعة واسعة من الخيارات تمنحك السيطرة الكاملة على المشروع.
في البداية، يجب عليك الضغط على المهمة التي ترغب في تخصيصها، مثل المهمة 1.
بعد ذلك ستظهر لك قائمة فرعية تتعلق بهذه المهمة، وأول شيء عليك تعديله هو الوصف الخاص بها حتى تتمكن من فهم ما تعبر عنه هذه المهمة بالتفصيل، كما هو موضح في الصورة التالية:
بعد ذلك، يمكنك إضافة العضو المسؤول عن هذه المهمة من فريق العمل، ويمكنك إضافة أكثر من شخص من خلال النقر على “الأعضاء”، كما هو موضح في الصورة التالية:
يمكنك أيضًا إنشاء قائمة بالأجزاء اللازمة لهذه المهمة، وستظهر لك مدى تقدم المهمة من خلال نسبة مئوية عبر قائمة التحقق.
يمكنك أيضًا تحديد موعد إنجاز المهمة من خلال تاريخ الاستحقاق.
يمكنك الانتقال بالمهمة من مرحلة إلى أخرى بعد الانتهاء منها باستخدام “move”.
بهذا الطريقة، قد قمنا بشرح معظم مكونات برنامج Trello التي تساعدك للتعاون بين فرق العمل Trello بكفاءة عالية بدون الحاجة إلى أي توضيح خارجي. إذا واجهتك أي نقطة غير واضحة، لا تتردد في ترك تعليق أسفل المقال وسنقوم بالرد عليك بسرعة لتقديم الحل المناسب لهذه المشكلة.
أهمية استخدام Trello للتعاون بين فرق العمل Trello
عندما يتعلق الأمر بالتعاون بين فرق العمل، فإن Trello يكون الخيار الأمثل لعدة أسباب:
- تنظيم المهام: يمكن لكل عضو في الفريق رؤية ما يتم العمل عليه، مما يعزز الشفافية.
- تخصيص المهام: يتيح تعيين المهام بسهولة، مما يساعد على توزيع الأعباء بشكل متساوي.
- تتبع التقدم: يمكنك من متابعة سير المشاريع في الوقت الحقيقي، مما يسهل تحديد أولويات الأعمال.
تعتبر هذه المزايا بمثابة أدوات قوية تسهيلا للتعاون بين فرق العمل Trello وزيادة الإنتاجية، مما يساعد الفرق على الوصول إلى أهدافها بشكل أسرع وأكثر فعالية.
نصائح وإرشادات لاستخدام Trello بكفاءة
كيفية تنظيم البيانات والمهام بشكل فعّال
للتنظيم والتعاون بين فرق العمل Trello، من الضروري تنظيم البيانات والمهام بشكل فعّال. إليك بعض النصائح لتحقيق ذلك:
- استخدام القوائم بذكاء: قم بإنشاء قوائم تمثل مراحل العمل، مثل “المهام الجديدة”، “قيد التنفيذ”، و”المنتهية”.
- التصنيف باستخدام العلامات: اعتمد نظاما لتصنيف المهام حسب الأولويات والنوع، مما يسهل عليك ولأعضاء فريقك معرفة ما يجب القيام به أولاً.
أفضل الممارسات للحفاظ على فعالية استخدام Trello
للحفاظ على فعاليتك عند استخدام Trello، انظر إلى النصائح التالية:
- تحديث اللوحات بانتظام: تأكد من تحديث الحالة بشكل دوري، واجعل من عادة الفريق مراجعة التقدم بشكل منتظم.
- تخصيص البطاقات: استخدم الأوصاف والتعليقات لتفصيل المعلومات اللازمة لكل مهمة، مع تضمين تواريخ النهائية والمرفقات.
مع تطبيق هذه النصائح والإرشادات، ستلاحظ تحسنًا في كفاءة عملك واستخدام Trello بشكل مثمر.
