تريلو (Trello) هو أداة فعّالة لإدارة المشاريع وتنظيم العمل تعتمد على النظام البصري للوحة القيادة (Kanban). يُستخدم تريلو على نطاق واسع في مختلف الصناعات، ومنها مجال الموارد البشرية (HR)، حيث يُعتبر وسيلة ممتازة لتنظيم وإدارة فرق العمل والمهام اليومية.
بالنسبة لفرق الموارد البشرية، يمكن لتريلو أن يلعب دورًا حاسمًا في تسهيل عمليات التوظيف، وإدارة الموظفين، وتطوير البرامج التدريبية، وتحسين التواصل داخل الفريق.
تتيح لوحات تريلو للفرق البقاء منظمين والتعاون بكفاءة من خلال استخدام البطاقات والقوائم لتتبع التقدم وتحقيق الأهداف. سنستعرض فى في هذه المقالة أفضل اللوحات التي يمكن لفرق الموارد البشرية استخدامها لتحقيق أقصى استفادة من تريلو.
سنغطي كيفية استخدام تريلو في مختلف جوانب إدارة الموارد البشرية، مثل تتبع المرشحين للوظائف، إدارة الأداء، تنظيم الفعاليات، وتنسيق برامج التدريب.
هذه اللوحات المصممة خصيصًا لفرق الموارد البشرية تهدف إلى تحسين الإنتاجية وتعزيز العمل الجماعي، مما يجعل برنامج تريلو لا غنى عنها لأي فريق يسعى لتحقيق التميز في مجال إدارة الموارد البشرية.
"دليل تريلو للموارد البشرية" هو دليل يقدم خمسة لوحات رئيسية مصممة خصيصًا لإدارة الموارد البشرية بكفاءة وفعالية. يمكن نسخ هذه اللوحات وتخصيصها وفقًا لاحتياجات أي منظمة، بدءًا من إرشاد الموظفين الجدد وحتى إدارة السياسات المهمة للشركة. فيما يلي شرح للوحات الخمسة:
دليل Trello لفرق الموارد البشرية
"استخدام تريلو لفرق الموارد البشرية" والذي يجمع خمس لوحات أساسية يمكن لفريق الموارد البشرية نسخها وتخصيصها لمجموعة متنوعة من المهام.
تشمل هذه اللوحات كل شيء من عملية توظيف الموظفين الجدد إلى دليل الموظف وكل السياسات الهامة بينهما.
الموظفين الجدد:
 |
| لوحة Trello هنا |
عملية نظام الموظفين الجدد بالشركة وتسهيل فترة اندماجهم الأولية.
التعريف بعملية اندماج الموظفين الجدد: عملية تعريف الموظفين الجدد هي خطوة هامة لضمان تجربة إيجابية لهم منذ اليوم الأول، مما يسهم في تعزيز رضاهم وإنتاجيتهم على المدى الطويل.
كيفية خلق انطباع أولي جيد: لضمان أن تكون بداية الموظف الجديد مميزة وسلسة، يجب إعداد خطة دقيقة تتضمن جميع الإجراءات والتجهيزات اللازمة لاستقباله. الهدف هو إزالة أي ضغوط أو توتر قد يشعر به الموظف في يومه الأول.
دليل الموظف الرقمي:
الهدف من هذا الدليل هو تحويل كتيب الموظف التقليدي إلى نظام ديناميكي ومحدث باستمرار. باستخدام هذا النظام، يمكن تحديث السياسات، والمعلومات التجارية، والمزايا حسب الحاجة وبشكل مستمر. هذا النظام يوفر مكانًا واحدًا يحتوي على جميع الأمور المتعلقة بالشركة، مما يجعل من السهل لفريق الموارد البشرية مشاركة أحدث الموارد والمعلومات مع الموظفين.
الفوائد:
- تيسير عملية تحديث المعلومات حيث تتغير الشركة.
- توفير مركز واحد شامل لكل الأمور المتعلقة بالشركة، مما يسهل الوصول إلى المعلومات اللازمة.
- مساعدة فريق الموارد البشرية على مشاركة أحدث الموارد بسهولة مع الموظفين.
مسار التوظيف:
Pipeline Recruiting عبارة عن لوحة مرئية تساعد شركتك على تتبع عملية التوظيف. باستخدام هذه اللوحة، يمكنك معرفة الوظائف الشاغرة، والمرشحين الذين يتم تقييم سيرهم الذاتية، والمرشحين الذين ينتظرون في مراحل مختلفة من عملية التوظيف، وكذلك التخطيط لاحتياجات التوظيف المستقبلية.
بشكل عام، فإن عملية التوظيف مليئة بالخطوات التي يجب اتباعها، بدءًا من تلقي طلبات التوظيف ومراجعة السير الذاتية وإجراء المقابلات. تساعدك لوحة Pipeline Recruiting على تتبع كل خطوة من هذه الخطوات بصريًا، مما يسهل عليك إدارة عملية التوظيف بأكملها.
إدارة المقابلات مع Trello
بعد اختيار المرشحين الأكفاء (يُطلق عليهم أحيانًا "النجوم"), حان وقت جدولة المقابلات. يساعد Trello على إنشاء بطاقات خاصة لكل مرشح، حيث يمكن تخزين معلومات مهمة ليطلع عليها فريقك قبل إجراء المقابلات.
يوفر Trello أيضًا ميزات تعاون مختلفة مثل التعليقات على البطاقات لتبادل الملاحظات حول المرشحين، وتواريخ الاستحقاق لضمان سير عملية المقابلة بسلاسة، وإمكانية إضافة وظائف إضافية مثل "تصويت القوة" الذي يسمح للمقابلِين بتقييم المرشحين بشكل تعاوني. من خلال إدارة مسار المقابلات باستخدام Trello، يمكنك أنت وفريقك اختيار أفضل المرشحين لشغل المناصب المتاحة.
بناء الفريق:
تركز هذه اللوحة على تنظيم أنشطة بناء الفريق لتعزيز ثقافة الشركة وبناء علاقات قوية بين الأقسام المختلفة. يمكن استخدامها لتنظيم فعاليات مستمرة مثل نوادي الكتب أو ليالي الألعاب، مع إمكانية إنشاء لوحات منفصلة لتلك الأنشطة وربطها بلوحة بناء الفريق.
هذه اللوحات تم تجربتها واختبارها من قبل فريق الموارد البشرية في شركة تريلو، مما يجعلها أدوات موثوقة يمكن الاعتماد عليها في تحسين إدارة الموارد البشرية في أي شركة.
تكاملات Trello الشائعة للموارد البشرية
- برامج إدارة علاقات العملاء (CRM): Salesforce، HubSpot
- أدوات إدارة المهام: Asana، Monday.com
- أدوات التواصل: Slack، Microsoft Teams
- أدوات أتمتة البريد الإلكتروني: Zapier، IFTTT
- أدوات إدارة الوثائق: Google Drive، Dropbox
نصائح لاستخدام Trello بفعالية لإدارة الموارد البشرية:
- حدد احتياجاتك الخاصة وحدد الأدوات التي ستتكامل مع Trello.
- قم بإنشاء قوائم مهام ولوحات معلومات مخصصة لعملية إدارة الموارد البشرية الخاصة بك.
- استخدم ميزات Trello مثل الملصقات والعناوين الفرعية لتنظيم معلوماتك.
- كلف الموظفين بمهام محددة وتتبع تقدمهم.
- استخدم لوحات معلومات Trello للحصول على نظرة عامة على أداء الموارد البشرية.
الخاتمة
يُعَد Trello واحدًا من أبرز وأفضل برامج الموارد البشرية المتاحة حاليًا. يتميز هذا البرنامج بواجهة مستخدم بسيطة وسهلة الاستخدام، مما يتيح للفرق إدارة مشاريعهم وتتبع التقدم بكفاءة عالية. بفضل ميزاته المتنوعة، مثل لوحات العمل، والقوائم، والبطاقات، والتكامل مع أدوات أخرى، يوفر Trello حلاً شاملاً ومرنًا يلبي احتياجات مختلف المؤسسات، مهما كان حجمها أو طبيعة عملها. يعزز Trello من التعاون بين أعضاء الفريق ويساهم في تحسين تنظيم الوقت والمهام، مما يؤدي في نهاية المطاف إلى زيادة الإنتاجية وتحقيق أهداف المؤسسة بفعالية أكبر. لذا، يعتبر Trello خيارًا مثاليًا لأي فريق موارد بشرية يسعى إلى تحقيق التميز في إدارة مهامه ومشاريعه.
المصادر
