سشرح monday.com كحل لإدارة العمل والمشاريع مع التركيز على التعاون والإنتاجية، تعد اللوحات التى تقدمها monday.com خدمة سحابية حيث تساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة على إدارة البيانات لأكثر من عقد من الزمن.
ويمكن أن يعزى جزء كبير من هذه الاستمرارية إلى مرونتها وقابليتها للتخصيص، والتي يتم تقديمها من خلال ميزات مدمجة مثل لوحات كانبان، مخططات جانت، عناصر تحكم في لوحة القيادة، تكاملات الطرف الثالث، والأتمتة. ولكن، يمكن تخصيص تجربة monday.com بطرق أخرى أيضًا - لا سيما من خلال استخدام اللوحات الفردية.
حيث أن تعد لوحات monday.com جزءًا أساسيًا من المنصة، حيث تقدم نهجًا مرنًا وبصريًا لتنظيم وإدارة المشاريع. تسمح هذه اللوحات للمستخدمين بإنشاء تدفقات عمل مخصصة، تعيين المهام، تحديد المواعيد النهائية، ومراقبة التقدم في الوقت الفعلي. مع خيارات عرض متنوعة مثل الجداول الزمنية والتقويمات والجداول، يمكن للفرق تخصيص لوحاتها لتناسب الاحتياجات والتفضيلات المحددة. علاوة على ذلك، تدعم لوحات monday.com التكامل السلس مع الأدوات والمنصات الأخرى، مما يعزز التعاون ويُبسط العمليات عبر مختلف الأقسام.
دعونا نلقي نظرة أعمق على مزايا استخدام لوحات monday.com.
ما هي لوحة Monday.com؟
تعريف لوحة Monday.com هي عبارة عن نوع من السبورات الافتراضية أو السبورات البيضاء الافتراضية. يمكن استخدام اللوحات من قبل مديري المشاريع لتتبع وإدارة مجموعة متنوعة من البيانات، بما في ذلك الموظفين، والعملاء، وتواريخ الاستحقاق، والمهام اليومية، وحتى المشاريع المتعددة في نفس الوقت.
في حين أن المستخدم الذي يقوم بإنشاء لوحة يعتبر مالكها، فإن الأشخاص الذين لديهم صلاحية العرض على اللوحة يتم تصنيفهم إلى مجموعة من الأدوار:
- المشرف: يمتلك صلاحيات إدارية عالية ويمكنه إدارة ومراقبة الحساب بالكامل.
- العضو: يُعتبر عضواً في اللوحة ويمكنه إنشاء وتحرير العناصر والمجلدات، ودعوة أعضاء آخرين للانضمام، وإضافة مرفقات.
- المشاهد: يمكن للمشاهدين رؤية البيانات على اللوحة فقط دون إمكانية التحرير، ولكن يمكنهم دعوة مشاهدين آخرين.
- الضيف: يُعتبر ضيفًا ويجب دعوته للوصول أو التفاعل مع اللوحات.
- المشترك: يتلقى تحديثات تلقائية عبر البريد الإلكتروني عند تحديث البيانات على اللوحة.
كيفية إنشاء مجلس إدارة جديد على Monday.COM
الموقع يقدم خطط مختلفة حتى تشمل بما في ذلك خطة مجانية Monday.COM، وكل خطة تسمح لك بإنشاء عدد غير محدود من اللوحات.
لإنشاء لوحة جديدة، اتبع الخطوات التالية:
اضغط على زر "+" (إضافة) في اللوحة الجانبية اليسرى للشاشة.
بعد ذلك "لوحة جديدة" (New Board) من القائمة.
بعد ذلك، حدد "لوحة جديدة" من القائمة المنبثقة.
هناك طريقة أخرى وهي استيراد البيانات من ملفات خارجية مثل من Excel، Google Sheets، Trello، وغيرها،، وذلك باستخدام خيار "استيراد البيانات" (Import data).
بمجرد إنشاء لوحة جديدة، يمكنك تخصيصها حسب حاجتك.
هتاك أربعة عناصر رئيسية تتكون منها لوحات monday.com:
- المجموعات (Groups): تساعدك على تنظيم لوحتك عن طريق تجميع عناصر اللوحة (المهام أو المشاريع) في مجموعات أو أقسام مميزة بالألوان.
- الأعمدة (Columns): توفر monday.com أنواعًا مختلفة من الأعمدة التي تساعدك على إدارة العمل بكفاءة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام عمود لتعيين المهام للأشخاص، وعمود آخر لتحديد تواريخ التسليم، وعمود "الحالة" لمتابعة تقدم المهام والمشاريع.
- العناصر (Items): هي المكونات الأساسية للوحة، حيث يتم تخزين البيانات وتعقبها. تمثل كل مهمة أو مشروع عنصرًا على اللوحة.
- العناصر الفرعية (Subitems): توفر تفاصيل أعمق لمستوى أدنى ضمن كل عنصر رئيسي. تساعدك العناصر الفرعية على الغوص بشكل أعمق في تفاصيل كل مهمة أو مشروع.
بالإضافة إلى عناصر اللوحة الأساسية، يوجد ثلاثة أنواع رئيسية للوحات في monday.com:
- اللوحات الرئيسية (Main Boards): اللوحات التي تستخدمها أنت وفريقك بشكل يومي لتنظيم العمل.
- اللوحات القابلة للمشاركة (Shareable Boards): لوحات يمكنك مشاركتها مع أشخاص خارج فريقك المباشر.
- اللوحات الخاصة (Private Boards): لوحات خاصة بك فقط ولا يمكن الوصول إليها إلا من قبلك.
اللوحات الرئيسية
اللوحات الرئيسية تعتبر عمود العمل الأساسي في منصة monday.com، حيث يمكن للفرق استخدامها لتنظيم المشاريع وإدارة المهام وتتبع التقدم. يمكنك إنشاء لوحات رئيسية لكل فريق أو مشروع، وتخصيصها بحسب احتياجاتك الفريدة.
واحدة من أهم ميزات اللوحات الرئيسية هي قابليتها للوصول العام، حيث يمكن لجميع أعضاء الفريق رؤية والوصول إليها بناءً على صلاحياتهم. هذا يجعلها أداة مثالية لتبادل المعلومات وتعزيز التواصل والتعاون بين أفراد الفريق.
وبالطبع، مع وجود اللوحات الرئيسية في جميع خطط الاشتراك، بما في ذلك الخطة المجانية، يمكن للمستخدمين الاستفادة منها دون الحاجة إلى دفع رسوم إضافية. هذا يسمح للشركات الصغيرة والفرق ذات الموارد المحدودة بالاستفادة من فوائد استخدام برنامج monday.com دون أي تكلفة إضافية.
مكنك زيادة عدد العناصر على لوحاتك وعدد الأعضاء في فريقك:
- زيادة عدد العناصر: ابدأ بإضافة 200 عنصر إلى كل لوحة، واحصل على 100 عنصر إضافي عند دعوة مستخدمين جدد. كما يمكنك إزالة هذه القيود ببساطة عن طريق الاشتراك في خطط الدفع.
- توسيع عدد الأعضاء: استفد من عدد غير محدود من المشاهدين، وتحكم في عدد الأعضاء حسب خطتك الاشتراكية. مع خطة الأسعار القياسية، على سبيل المثال، يمكنك إضافة حتى 10 أعضاء إلى كل لوحة.
اللوحات القابلة للمشاركة في monday.com:
اللوحات القابلة للمشاركة هي نوع من اللوحات في monday.com تسمح لك بمشاركة المعلومات والتعاون مع أشخاص خارجيين، مثل المستقلين والمتدربين والشركاء والعملاء.
مميزاتها:
- التعاون: تُمكن اللوحات القابلة للمشاركة من عمل سلس مع أشخاص من خارج منظمتك، مما يسهل مشاركة المعلومات وتحديد المسؤوليات وتتبع التقدم.
- الوصول المقيد: يمكنك التحكم في مستوى الوصول الذي يتمتع به الضيوف، حيث يمكنهم فقط عرض اللوحة وتعديلها حسب ما تحدده أنت.
- تحسين سير العمل: تُساعد اللوحات القابلة للمشاركة على تبسيط سير العمل وتقليل الحاجة إلى التواصل عبر البريد الإلكتروني أو الاجتماعات المتكررة.
- المسؤولية: تُتيح لك اللوحات القابلة للمشاركة تحديد من هو المسؤول عن كل مهمة أو عنصر، مما يضمن المساءلة والوضوح.
حدودها:
- غير متاحة في الخطة المجانية: تتوفر اللوحات القابلة للمشاركة فقط مع اشتراكات monday.com القياسية والاحترافية والمؤسسية.
- لا يمكن للضيوف إنشاء لوحات: لا يمكن للضيوف إنشاء لوحات جديدة داخل حساب monday.com الخاص بك.
- لا يمكن للضيوف عرض لوحات أخرى: يمكن للضيوف فقط عرض اللوحة التي تمت دعوتهم إليها بشكل صريح.
اللوحات الخاصة في monday.com:
اللوحات الخاصة هي نوع من اللوحات في monday.com تُستخدم لمشاركة المعلومات الحساسة مع عدد محدود من الأشخاص داخل منظمتك.
مميزاتها:
- الأمان المعزز: تُوفر اللوحات الخاصة مستوى أعلى من الأمان للمعلومات الحساسة، حيث يمكن فقط لمالك اللوحة والأشخاص الذين تمت دعوتهم بشكل خاص عرضها.
- التحكم في الوصول الدقيق: يمكنك التحكم في مستوى الوصول الذي يتمتع به كل عضو في اللوحة، حيث يمكنهم فقط عرض اللوحة وتعديلها حسب ما تحدده أنت.
- التعاون الداخلي: تُعد اللوحات الخاصة مثالية للتعاون بين أعضاء الفريق على المشاريع الحساسة أو السرية.
- الحفاظ على تركيز الفريق: باستخدام اللوحات الخاصة، يمكنك ضمان تركيز أعضاء الفريق على مهمة محددة دون تشتيت انتباههم من خلال معلومات غير ذات صلة.
حدودها:
- غير متاحة في الخطة المجانية: تتوفر اللوحات الخاصة فقط مع اشتراكات monday.com Pro و Enterprise.
تعديل اللوحات في monday.com
في monday.com، يمكن تخصيص وتعديل اللوحات بمختلف أنواعها بطرق متعددة. بينما تقتصر بعض الخيارات على أنواع معينة من المستخدمين، يمكن لأي مستخدم لـ monday.com تنفيذ بعض التعديلات الشائعة.
من بين التعديلات الأكثر شيوعًا:
- تغيير وصف اللوحة: يمكن تعديل وصف اللوحة بالنقر على رمز "i" بجانب اسم اللوحة، لإضافة نصائح مفيدة أو تعليمات أو أي معلومات أخرى قد تكون مفيدة لأعضاء ومشاهدين اللوحة.
- إعداد أذونات اللوحة: يمكن تطبيق أو إزالة أذونات للوحة معينة من خلال النقر على الزر في الزاوية اليمنى العليا من واجهة monday.com واختيار "أذونات اللوحة" من القائمة المنسدلة.
- تغيير نوع اللوحة: يمكن الاختيار بين الأنواع المختلفة للوحة بالنقر على الزر في الزاوية اليمنى العليا من واجهة monday.com، واختيار "إعدادات اللوحة"، ثم الانتقال إلى "تغيير نوع اللوحة".
- حذف وأرشفة اللوحات: يمكن أرشفة أو حذف اللوحات بالكامل من خلال النقر على الزر في الزاوية اليمنى العليا من واجهة monday.com واختيار "أرشفة اللوحة" أو "حذف اللوحة".
- ربط اللوحات: يمكن ربط اللوحات الفردية ببعضها البعض عن طريق النقر على أيقونة "+" في الزاوية اليمنى العليا من اللوحة، إضافة عمود "ربط اللوحات"، ثم اختيار اللوحة (أو اللوحات) التي تريد الربط بها. أي بيانات يتم حذفها من لوحة مرتبطة سيتم أيضًا إزالتها من اللوحة المتصلة.
- تعديل الأعمدة: يمكن إضافة أو حذف الأعمدة حسب الحاجة. كما يمكن إعطاؤها أذونات خاصة تقيّد الرؤية أو قدرة التعديل لمستخدمين محددين.
توجد طرق أخرى لتعديل معظم اللوحات أيضًا. لمزيد من المعلومات أو لعرض مقالات ذات صلة، يمكن زيارة مركز الدعم عبر الإنترنت لـ monday.com.
كيفية إرسال تحديثات إلى ألواح (Boards)
لنشرح كيفية إرسال تحديثات إلى ألواح (Boards) في منصة monday.com مباشرة من خلال البريد الإلكتروني. وفيما يلي تفصيل للخطوات والمعلومات الرئيسية:
إرسال البريد الإلكتروني إلى الألواح:
- يمكن لأعضاء الحساب وأعضاء اللوحة إرسال بريد إلكتروني مباشرة إلى الألواح الرئيسية، القابلة للمشاركة، والخاصة.
- الضيوف يمكنهم إرسال بريد إلكتروني فقط إلى الألواح القابلة للمشاركة التي تمت دعوتهم إليها.
- يمكن للمشاهدين والشركاء الآخرين إرسال بريد إلكتروني إلى العناصر أو الألواح باستخدام العنوان البريدي القياسي.
عنوان البريد الإلكتروني الفريد للألواح:
- عناوين البريد الإلكتروني الفريدة التي تُولد للألواح في monday تحتوي على مفتاح واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاص بحسابك، لذلك يجب مشاركتها فقط مع الزملاء الموثوق بهم.
كيفية العثور على عنوان البريد الإلكتروني الفريد للوحة:
- قم بتحميل اللوحة في monday.com وانقر على زر النقاط الثلاث (...) في الزاوية العلوية اليمنى.
- اختر "إعدادات اللوحة" من القائمة المنسدلة.
- انقر على "إنشاء عناصر عبر البريد الإلكتروني".
استخدام العنوان البريدي:
- انسخ عنوان البريد الإلكتروني الفريد للوحة من النافذة المنبثقة، أو قم بإنشاء عنوان خاص بك.
- الآن يمكنك استخدام أي عميل بريد إلكتروني لإرسال رسائل مباشرة إلى منصة monday.com ومزامنة البيانات تلقائيًا.
إنشاء عناصر جديدة:
- ضع عنوان البريد الإلكتروني الفريد للوحة في خانة المستلم.
- استخدم موضوع البريد الإلكتروني لتسمية العنصر الجديد في لوحة monday.
- يتم استخدام جسم البريد الإلكتروني لإنشاء تحديثات وإضافة بيانات إلى العنصر الجديد حسب الحاجة.
إرسال تحديثات لعناصر موجودة:
- للعثور على عنوان البريد الإلكتروني الفريد ضمن قسم التحديثات في العنصر.
- انسخ العنوان وتأكد من تحديد المربع بجوار "كتابة التحديثات عبر البريد الإلكتروني".
- الآن يمكنك إنشاء تحديثات وإضافة بيانات ببساطة عن طريق إرسال البريد الإلكتروني إلى العنوان الذي نسخته في الخطوة السابقة.
بهذه الطريقة، يمكن لأعضاء الفريق إدارة اللوحات وإضافة تحديثات بسهولة باستخدام البريد الإلكتروني، مما يسهل عملية التواصل ومشاركة المعلومات.
الأسئلة الشائعة عن monday.com
كيف يمكن للوحات monday.com أن تساعد في إدارة المشاريع؟
لوحات monday.com توفر نظامًا بصريًا لتتبع المهام والمواعيد النهائية، مما يسهل على الفرق التنسيق والتعاون.
هل يمكن تخصيص لوحات monday.com لتناسب احتياجات مشروعي؟
نعم، تتميز لوحات monday.com بقابلية التخصيص العالية، مما يسمح لك بإنشاء لوحات تناسب متطلبات مشروعك الفريدة.
ما هي أفضل طريقة لتعديل لوحة في monday.com؟
يمكنك تعديل لوحتك بإضافة أو حذف الأعمدة، تغيير الحالات، واستخدام الأتمتة لتحسين الكفاءة.
هل يمكنني مشاركة لوحاتي مع أشخاص خارج فريقي؟
بالتأكيد، يمكنك مشاركة لوحاتك مع الآخرين عبر البريد الإلكتروني، مما يتيح لهم الاطلاع على التقدم والمشاركة في العملية.
كيف يمكنني الاستفادة القصوى من تجربتي مع monday.com؟
استفد من التكاملات، الأتمتة، والتقارير المخصصة لتعزيز الإنتاجية وتحسين إدارة المشاريع.
